Como evitar fraudes e adulterações na gestão de frotas?

Como evitar fraudes e adulterações na gestão de frotas?

Se você é um gestor de frotas, certamente já passou pelo dilema de uma gestão baseada em informações nem sempre transparentes ou devidamente certificadas. Contas que não batem, dados cruzados que não condizem e custos elevados demais são alguns desses problemas enfrentados.

As causas podem ser inúmeras e de acordo com dados da AGEV (Associação de Gestão de Despesas de Veículos), as fraudes podem elevar em até 30% as despesas das frotas. 

 Afinal, por que as fraudes acontecem?

 A fraude na gestão de frotas é caracterizada por qualquer prejuízo causado pelo desvio de conduta dos seus colaboradores, causada principalmente pela ausência de uma cultura empresarial forte e pela falta de um sistema de controle e monitoramento de veículos.

 Entretanto, o seu processo de gerenciamento também desenha um quadro propício para as fraudes, caso não seja conduzido de maneira assertiva. Note que por mais que o gerenciamento seja eficaz, ele não está imune às fraudes.

 Confira abaixo algumas situações que colaboram com a fraude na gestão de frotas:

  • Processo de contratação de colaboradores falho, que não permite avaliar as competências e alinhamento do motorista;
  • Falta de uma cultura de relacionamento com os colaboradores. Empregados engajados, que “vestem a camisa” geralmente são mais confiáveis.
  • Falta de controle e monitoramento de veículos. Hoje em dia, um software de gestão de frotas é essencial para evitar fraudes.

Em resumo, a sua falha em gerenciar a equipe e em todo o processo de monitoramento da frota colaboram com fraudes na gestão de frotas.

Quais os sinais de que nem tudo pode estar correto na frota?

Como gestor de frotas, é seu dever verificar se os números estão batendo e se os gastos com combustíveis ou manutenção estão realmente de acordo com a realidade. Qualquer alteração estranha é digna de nota e de uma investigação mais apurada.

Abaixo, listamos algumas situações que servem como sinais de alerta. Caso ocorram com frequência na sua organização, tenha muito cuidado! Elas podem ser um indicativo para a fraude na gestão de frotas. Confira:

Desvios de rota

Qualquer desvio da rota tem que ser justificado, podendo indicar o uso de má-fé por parte do empregado. É fundamental que o gestor, antes de despachar a carga, certifique-se de que a rota traçada é a melhor para a empresa, de modo a evitar trânsito mais difícil, estradas precárias, locais mais frequentados por criminosos, entre outros.

Seguindo um caminho diferente, ainda que o motorista não esteja envolvido em atividades escusas, estará submetendo o veículo a riscos e perigos que poderão trazer grandes prejuízos financeiros à empresa.

Cargas Defasadas

Se você trabalha com transporte de cargas, certamente já teve que se deparar com situações em que um veículo transporta uma carga excedente sem motivo aparente. Em geral, a carga defasada tem ligação com o desvio de mercadoria dentro do estoque da empresa. É preciso estar atento e checar todos os itens da carga, além de manter o controle dos pedidos e entregas sempre em dia.

Abastecimento Irregular

Desconfie quando uma grande quantidade de abastecimento é registrada fora do horário de trabalho ou durante os finais de semana. Outra forma de verificar a fraude é analisar o volume do abastecimento, se é muito maior que a capacidade dos tanques e se o consumo médio está elevado. 

O furto de combustível é outro ponto que não podemos deixar de citar. Existem casos, inclusive de motoristas que colaboram com a situação. A atividade criminosa geralmente acontece quando os veículos param em um lugar específico, como uma borracharia, por exemplo. O combustível é vazado com a ajuda de mangueiras e galões.

Manutenções Indevidas

Como qualquer outra máquina, os veículos precisam de constantes e periódicas revisões e manutenções. Mas o descaso com as leis de trânsito e a má utilização dos veículos podem exigir reparos não programados e que poderiam ser seguramente adiados ou até mesmo evitados. Por isso, manter um histórico de cada veículo, com os equipamentos verificados e as devidas manutenções executadas, assim como um comparativo de valores de cada manutenção, pode aumentar oportunamente a economia de recursos.

Como evitar fraudes e adulterações na gestão de frotas?

Um software de gestão de frotas realmente funcional e intuitivo é um parceiro fiel na prevenção de fraude na gestão de frotas.

Além de facilitar o cruzamento dos dados, o controle tecnológico é menos propício à falha e com a orientação e treinamento adequado, a sua organização terá uma resistência maior quando o assunto for fraudes.

Soluções como o controle de combustível, gestão de manutenção e o controle de rotas são itens obrigatórios para uma gestão de frotas eficiente e resistente à fraude.

E você, enfrenta ou já enfrentou situações de fraude na gestão de frotas? Saiba como a Vconecta pode ajudar a sua empresa a evitar situações como as descritas neste artigo. Não perca mais dinheiro! Conheça as nossas soluções.

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